Politica de protecție a informațiilor personale Prima Canada
- Obiective ale politicii
- De ce colectăm informații personale
- Ce informații personale colectăm?
- Cine vă poate vizualiza informațiile personale?
- Cum vă protejăm informațiile personale?
- Consimțământ
- Păstrarea și distrugerea informațiilor personale
- Accesul și corectarea informațiilor personale
- Rolurile și responsabilitățile noastre
- Monitorizare și evaluare
- Documente de referință înrudite
- Întrebări sau reclamații
Obiectivele politicii
În îndeplinirea mandatului nostru în temeiul Legii privind protecția vieții private și al Legii privind protecția informațiilor personale și Legea privind protecția informațiilor personale și a documentelor electronice (PIPEDA), noi, Prima Canada și diviziile noastre colectăm informații cu caracter personal, astfel cum este prevăzut în secțiunea 4 din Legea privind protecția informațiilor cu caracter personal în sectorul privat. Prima Canada se angajează să să protejeze drepturile la confidențialitate ale tuturor persoanelor despre care colectăm informații personale. informații cu caracter personal. Informațiile cu caracter personal ale angajaților noștri sunt, în ceea ce o privește Politica de confidențialitate a angajaților Prima Canada și nu această politică. și nu această politică.
Această politică respectă Legea privind protecția datelor cu caracter personal și principiile justiției naturale.
De ce colectăm informații personale
Colectăm informații personale din diverse motive. În general, informațiile colectate se referă la nevoile noastre de afaceri pentru fiecare divizie. De asemenea, putem colecta informații în scopuri administrative, de exemplu, pentru a trimite rezultate unui partener profesionist. Informațiile pot fi colectate și în cadrul statisticilor interne.
Putem folosi informațiile dumneavoastră cu caracter personal numai în scopurile pentru care au fost colectate sau pentru a fi utilizate în conformitate cu acele scopuri, sau în scopurile enumerate în secțiunea 8 din Legea privind protecția informațiilor personale în sectorul privat.
Ce informații personale colectăm?
Colectăm doar informații personale care au legătură directă cu activitățile noastre. Acolo unde este posibil, aceste informații vor fi colectate direct de la persoana în cauză. Cantitatea și tipul de informații colectate vor fi limitate la ceea ce este necesar pentru scopurile identificate. Colectăm doar ceea ce ne trebuie.
De exemplu, vă putem cere numele, data nașterii, datele de contact, numărul pașaportului, numărul cărții de identitate sau vă putem colecta opinia într-un sondaj.
Uneori primim mai multe informații decât avem nevoie. De exemplu, unele persoane indică numărul lor de asigurări sociale în cererea lor de informații generale. Vă încurajăm cu tărie să nu furnizați informații dincolo de ceea ce este necesar.
Informațiile personale descrise sunt utilizate sau sunt disponibile în scopuri administrative sau sunt clasificate astfel încât să poată fi recuperate în cel mai eficient mod, fie după numele persoanei, fie după un număr de dosar.
Cine vă poate vedea informațiile personale?
Nu vom dezvălui informațiile dumneavoastră personale fără consimțământul dumneavoastră, cu excepția cazului în care este autorizat de subsecțiunea 8 (2) din Legea privind protecția informațiilor personale în sectorul privat. În cazul unei comunicări autorizate, vom încerca să comunicăm doar informațiile specifice care sunt necesare în circumstanțe și, acolo unde este posibil, vom notifica persoana respectivă despre comunicare.
Accesul la informațiile personale din cadrul Prima Canada va fi limitat la angajații care au nevoie de informații pentru a-și îndeplini sarcinile. Acești angajați vor trata informațiile în mod strict confidențial și nu vor acorda acces la aceste informații nici unei persoane neautorizate. Nivelul de acces la informațiile personale va fi acordat angajaților în funcție de necesitatea de a cunoaște.
Orice persoană pe care o angajăm prin contract sau în alt mod pentru a îndeplini funcții în numele nostru trebuie să respecte prevederile Legii privind protecția informațiilor personale în sectorul privat, precum și această politică și procedurile interne aferente. Orice încălcare a oricărei părți a acordului contractual poate duce la anularea contractului.
Cum vă protejăm informațiile personale?
În orice organizație, eșecul de a proteja informațiile personale poate crește riscul încălcării confidențialității. Aceste încălcări pot duce la diverse probleme, cum ar fi deteriorarea reputației persoanei sau permiterea fraudei sau furtului de identitate.
Vom proteja informațiile personale împotriva pierderii sau furtului, accesului neautorizat, utilizării sau dezvăluirii, modificării sau distrugerii, prin măsuri administrative, tehnice și fizice adecvate de securitate și protecție. Nivelul de protecție oferit informațiilor personale depinde de următoarele elemente:
- Gradul de sensibilitate al informațiilor personale;
- Cantitatea, distribuția și formatul informațiilor;
- Metoda de conservare.
Respectăm Politica de securitate a Guvernului Canadei, precum și toate celelalte directive și orientări referitoare la securitatea tehnologiei informației adoptate de agențiile federale și provinciale relevante.
Consimţământ
Acolo unde este posibil, am încercat să obținem consimțământul individului înainte de a colecta informațiile sale personale. Forma consimțământului poate varia în funcție de circumstanțe și de tipul de informații solicitate. Consimțământul poate fi expres sau implicit și poate fi furnizat direct de persoană sau de reprezentantul său autorizat.
Preferăm să obținem consimțământul explicit, fie verbal, electronic sau în scris. Consimțământul implicit poate fi dedus în mod rezonabil din acțiunea sau inacțiunea unei persoane, de exemplu, furnizarea unui nume și adresă pentru a primi o postare sau un nume și un număr de telefon pentru a obține un răspuns la o întrebare.
Pentru a determina tipul adecvat de consimțământ, luăm în considerare sensibilitatea informațiilor personale implicate, scopurile pentru care sunt colectate și așteptările rezonabile ale persoanei respective. Dacă dorim să folosim informațiile personale pentru un nou scop, vom descrie utilizarea intenționată și vom cere din nou consimțământul.
Nu este întotdeauna posibil în timpul unei investigații să obțineți consimțământul persoanei de a colecta, utiliza sau comunica informațiile sale personale. Atât Legea privind confidențialitatea, cât și PIPEDA permit dezvăluirea informațiilor personale în scopul unei investigații, dacă este necesar pentru investigație.
Nu vom folosi informațiile dumneavoastră personale fără consimțământul dumneavoastră, cu excepția:
- Dacă acestea urmează să fie utilizate în aceleași scopuri ca cele pentru care informațiile au fost colectate sau compilate inițial;
- Dacă utilizarea este compatibilă cu acest scop;
- Dacă acestea urmează să fie utilizate într-un scop prevăzut în subsecțiunea 8 (2) din Legea privind protecția datelor cu caracter personal.
Reținerea și distrugerea informațiilor personale
Trebuie să ne asigurăm că toate informațiile personale sunt tratate conform unui ciclu de viață prestabilit. În conformitate cu Legea privind protecția datelor cu caracter personal și cu reglementările sale, informațiile personale pe care le folosim pentru a lua o decizie cu privire la o persoană vor fi păstrate timp de cel puțin doi ani de la aceasta decizie. Această perioadă este suficientă pentru a permite cuiva să recurgă la recurs legal și să își exercite toate drepturile în temeiul Legii privind confidențialitatea.
Vom păstra informațiile personale în conformitate cu perioadele maxime de păstrare recomandate.
Păstrarea, eliminarea și distrugerea informațiilor cu caracter personal sunt efectuate în conformitate cu recomandările privind practicile de confidențialitate ale Guvernului Canadei și Quebec.
Accesul și corectarea informațiilor personale
Vă puteți accesa sau corecta informațiile personale în mod informal, adică fără a utiliza Legea privind protecția datelor cu caracter personal. Cu toate acestea, aveți dreptul de a solicita în mod oficial accesul sau corectarea informațiilor dumneavoastră personale în conformitate cu Legea privind confidențialitatea. De asemenea, aveți dreptul, conform Legii privind accesul la informații, de a solicita oficial accesul la informațiile conținute în fișierele Prima Canada, care ar putea include informațiile dumneavoastră personale.
Doar cererile formale de acces la informații personale în temeiul Legii privind confidențialitatea vă oferă dreptul de a depune o plângere la Ofițerul de confidențialitate dacă nu sunt mulțumiți de decizia inițială. De asemenea, puteți solicita o corectare a informațiilor dumneavoastră personale numai dacă acestea au fost furnizate ca urmare a unei cereri oficiale de acces conform Legii privind protecția informațiilor personale. În plus, numai cererile oficiale de acces la informații conform Legii privind accesul la informații vă oferă dreptul de a depune o reclamație.
Angajații Prima Canada trebuie să direcționeze persoanele care doresc oficial să acceseze sau să-și corecteze informațiile personale.
Depunem toate eforturile pentru a ne asigura că informațiile utilizate în scopul unei decizii care privesc direct o persoană sunt precise si complete . Acest lucru este valabil și pentru informațiile comunicate terților.
Rolurile și responsabilitățile noastre
Suntem responsabili pentru informațiile personale colectate, stocate, utilizate, comunicate și distruse în executarea mandatului nostru. Vom continua să dezvoltăm politici și practici pentru a ne asigura că aceste informații sunt gestionate în strictă conformitate cu Legea privind protecția informațiilor personale în sectorul privat. Managerul de protecție a informațiilor personale Prima Canada este responsabil pentru monitorizarea aplicării acestor politici și practici pentru a asigura conformitatea, în special:
- Oferind aceeași formare întregului personal al clinicii (inclusiv angajaților temporari)
- Asigurarea unei comunicări deschise, complete și în timp util cu angajații și alții cu privire la politicile, practicile și așteptările clinicii cu privire la manipularea informațiilor personale;
- Stabilirea standardelor de clasificare a sensibilității informațiilor personale pentru a determina nivelul adecvat de protecție pentru informațiile respective;
- Prin implementarea unor sisteme care asigură că numai angajații ale căror funcții necesită acces la informații personale sunt autorizați să aibă acces la informațiile în cauză;
- Prin includerea unor prevederi specifice în contracte sau alte acorduri încheiate cu terți, care impun respectarea Legii privind protecția informațiilor personale în sectorul privat;
- Se asigură că există proceduri pentru ca persoanele să solicite acces la informațiile lor personale și să solicite corectări ale acestora și să depună plângeri cu privire la gestionarea informațiilor lor personale;
- Asigurarea faptului că există proceduri pentru a notifica persoanele cu privire la orice colectare, păstrare, utilizare, dezvăluire sau distrugere necorespunzătoare a informațiilor lor personale;
- Prin monitorizarea gradului de conformitate cu această politică și, dacă este necesar, luând măsuri pentru corectarea oricăror deficiențe.
Angajații — Membrii personalului care colectează informații personale în numele Prima Canada trebuie să explice în ce scopuri sunt obținute informațiile. Dacă nu pot face acest lucru, li se va cere să trimită persoana către un alt angajat care poate explica motivul colectării. Este responsabilitatea fiecărui angajat al Prima Canada să se informeze cu privire la obligațiile care le revin în temeiul acestei politici și al Legii privind protecția informațiilor personale în sectorul privat. Angajații trebuie să raporteze orice încălcare a Politicii sau Legii managerului lor sau persoanei responsabile cu protecția informațiilor personale.
Manageri și supraveghetorii — Pe lângă responsabilitățile menționate mai sus, managerii și supraveghetorii trebuie să își informeze angajații cu privire la obligația de a respecta Politica și Legea. De asemenea, trebuie să examineze sau să investigheze orice problemă adusă la cunoștință cu privire la Politică sau Lege. Dacă este necesar, managerii și supraveghetorii trebuie să-l informeze pe director, să lucreze cu acesta sau să îi transmită anumite întrebări.
Ofițer de confidențialitate — Ofițerul de confidențialitate va oferi consiliere și îndrumări conducerii superioare și angajaților cu privire la gestionarea informațiilor personale de către clinică. De asemenea, va servi ca prim punct de contact pentru persoanele care caută informații cu privire la prelucrarea informațiilor lor personale de către Prima Canada sau care au nelămuriri în acest sens.
Director — Pe lângă toate responsabilitățile menționate mai sus, directorul Prima Canada trebuie să aplice în mod corespunzător Legea privind protecția datelor cu caracter personal și politicile referitoare la informațiile personale și accesul la informații.
Orice încălcare a acestei politici, fie că este comisă intenționat sau din neglijență, poate duce la acțiuni disciplinare până la și inclusiv concediere. Se pot lua și sancțiuni legale, dacă este necesar.
Monitorizare si evaluare
Documents de référence connexes
Următoarele legi, politici și orientări trebuie citite împreună cu această politică:
- Legea privind protecția datelor cu caracter personal și regulamentele de punere în aplicare
- Accesul la legea informațiilor și reglementările de implementare
- Legea privind bibliotecile și arhivele din Canada
- Politica de confidențialitate
- Politica de securitate a guvernului
- Directiva privind practicile de confidențialitate
- Directiva privind cererile de informații cu caracter personal și corectarea informațiilor personale
- Orientări privind practicile de confidențialitate — Anexa E: Standardul de confidențialitate pentru Web Analytics
- Directiva privind practicile de confidențialitate — Anexa B: Proceduri obligatorii pentru încălcarea confidențialității
Questions ou plaintes
Întrebările sau reclamațiile pot fi aduse la cunoștința oricărui angajat al Prima Canada. Dacă angajatul nu poate ajuta, el sau ea ar trebui să sesizeze problema supervizorului său imediat sau unui membru al conducerii.
Dacă aveți întrebări despre această politică sau despre modul în care gestionăm informațiile personale, ne puteți contacta aici:
Ofițer de confidențialitate
C.M.I.P.Q
1665 Ste-Catherine Street West,
Etajul 3, Montreal H3H 1L9
(514) 931-0801
Atunci când o persoană este nemulțumită de măsurile care ar fi putut fi luate de Prima Canada pentru a corecta situația sau de explicațiile oferite, aceasta este informată cu privire la dreptul de a depune o plângere în temeiul Legii privind protecția datelor cu caracter personal și primește instrucțiuni privind modul de procedură. Vă rugăm să rețineți că nu investigăm dacă propriile noastre măsuri sunt conforme cu Legea privind confidențialitatea. Orice plângere pe acest subiect fac obiectul unei investigații independente din partea Comisarului special pentru confidențialitate.