Política de Protección de Información Personal Prima Canada
- Objetivos de política
- ¿Por qué recopilamos información personal?
- ¿Qué información personal recopilamos?
- ¿Quién puede ver su información personal?
- ¿Cómo protegemos su información personal?
- Consentimiento
- Retención y destrucción de información personal
- Acceso y corrección de información personal
- Nuestras funciones y responsabilidades
- Seguimiento y evaluación
- Documentos de referencia relacionados
- Preguntas o quejas
Objetivos de la política
En el ejercicio de nuestro mandato, en virtud de la Ley de Protección de Información Personal y la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA), nosotros, en Prima Canada y sus divisiones recopilamos información personal según lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley de protección de información personal en el sector privado. Prima Canada se compromete a proteger el derecho a la privacidad de todas las personas sobre las que ha recopilado información personal. La información personal de nuestros empleados está sujeta a la Política de Protección de Información Personal de los Empleados de Prima Canada y no a esta política.
Esta política respeta la Ley de Protección de Información Personal y los principios de justicia natural.
Por qué recopilamos información personal
Recopilamos información personal por diversos motivos. En general, la información recopilada se relaciona con nuestras necesidades comerciales para cada división. También podemos recopilar información con fines administrativos, por ejemplo, para enviar resultados a un socio profesional. La información también podrá recopilarse para fines de las estadísticas internas.
Solo podemos utilizar su información personal para los fines para los cuales fue recopilada o para un uso consistente con esos fines, o para los fines enumerados en la sección 8 de la Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado.
¿Qué información personal recopilamos?
Solo recopilamos información personal que está directamente relacionada con nuestras actividades. Siempre que sea posible, esta información se recopilará directamente de la persona en cuestión. La cantidad y el tipo de información recopilada se limitará a lo necesario para los fines identificados. Solo recogemos lo que necesitamos.
Por ejemplo, podemos pedirle su nombre, fecha de nacimiento, datos de contacto, número de pasaporte, número de documento de identidad o recopilar su opinión en una encuesta.
A veces obtenemos más información de la que necesitamos. Por ejemplo, algunas personas indican su número de seguro social en su solicitud de información general. Le recomendamos encarecidamente que no proporcione información más allá de lo necesario.
La información personal descrita se utiliza o está disponible para fines administrativos o se clasifica para que pueda ser recuperada de la manera más eficiente, ya sea por el nombre de la persona o por un número de expediente.
¿Quién puede ver su información personal?
No divulgaremos su información personal sin su consentimiento, a menos que lo autorice el inciso 8 (2) de la Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado. En el caso de una comunicación autorizada, intentaremos comunicar solo la información específica que sea necesaria según las circunstancias y, cuando sea posible, notificaremos a la persona de la comunicación.
El acceso a la información personal dentro de Prima Canada estará limitado a los empleados que necesiten la información para realizar sus tareas. Estos empleados tratarán la información de forma estrictamente confidencial y no darán acceso a ésta información a ninguna persona no autorizada. El nivel de acceso a la información personal se otorgará a los empleados según sea necesario.
Cualquier persona contratada en virtud de un contrato o de otro modo para realizar funciones en nuestro nombre debe cumplir con las disposiciones de la Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado, así como con esta política y los procedimientos internos relacionados. Cualquier violación de cualquier parte del acuerdo contractual puede resultar en la cancelación del contrato.
¿Cómo protegemos tu información personal?
En cualquier organización, no proteger la información personal puede aumentar el riesgo de violaciones de la privacidad. Estas infracciones pueden provocar diversos problemas, como dañar la reputación de la persona o permitir el fraude o el robo de identidad.
Protegeremos la información personal contra pérdida o robo, acceso no autorizado, uso o divulgación, modificación o destrucción, mediante medidas de protección y seguridad administrativas, técnicas y físicas apropiadas. El nivel de protección otorgado a la información personal depende de los siguientes elementos:
- El grado de sensibilidad de la información personal;
- La cantidad, distribución y formato de la información;
- El método de conservación.
Cumplimos con la Política de seguridad del Gobierno de Canadá, así como con todas las demás directivas y directrices relacionadas con la seguridad de la tecnología de la información adoptadas por las agencias federales y provinciales pertinentes.
Consentir
Siempre que sea posible, intentamos obtener el consentimiento del individuo antes de recopilar su información personal. La forma del consentimiento puede variar según las circunstancias y el tipo de información buscada. El consentimiento puede ser expreso o implícito y puede ser otorgado directamente por el individuo o su representante autorizado.
Preferimos obtener el consentimiento explícito, ya sea verbalmente, electrónicamente o por escrito.
Para determinar el tipo de consentimiento apropiado, consideramos la sensibilidad de la información personal involucrada, los propósitos para los cuales se recopila y las expectativas razonables del individuo. Si queremos utilizar la información personal para un nuevo propósito, describiremos el uso previsto y solicitaremos consentimiento nuevamente.
No siempre es posible durante una investigación obtener el consentimiento de la persona para recopilar, utilizar o comunicar su información personal. Tanto la Ley de Privacidad como la PIPEDA permiten la divulgación de información personal a los efectos de una investigación si es necesaria para la investigación.
No utilizaremos su información personal sin su consentimiento, excepto:
- Si van a utilizarse para los mismos fines para los que se recopiló o recopiló inicialmente la información;
- Si el uso es compatible con este fin;
- Si se van a utilizar para un fin previsto en el inciso 8 (2) de la Ley de Protección de Información Personal.
Retención y destrucción de información personal.
Debemos asegurarnos de que toda la información personal sea procesada según un ciclo de vida preestablecido. De acuerdo con la Ley de Protección de Información Personal y sus regulaciones, la información personal que utilizamos para tomar una decisión sobre un individuo se conservará durante al menos dos años después de esa decisión. Este período es suficiente para permitir que alguien interponga un recurso legal y ejerza todos sus derechos bajo la Ley de Privacidad.
Conservaremos la información personal de acuerdo con los períodos de retención máximos recomendados.
La retención, eliminación y destrucción de información personal se llevan a cabo de acuerdo con las recomendaciones sobre prácticas de privacidad del Gobierno de Canadá y Quebec.
Acceso y corrección de información personal
Puede acceder o corregir su información personal de manera informal, es decir, sin utilizar la Ley de Protección de Información Personal. Sin embargo, tiene derecho a solicitar formalmente el acceso o la corrección de su información personal según la Ley de Privacidad. También tiene derecho, según la Ley de Acceso a la Información, a solicitar oficialmente acceso a la información contenida en los archivos Prima Canada que podrían incluir su información personal.
Sólo las solicitudes formales de acceso a información personal conforme a la Ley de Privacidad le otorgan el derecho de presentar una queja al Oficial de Privacidad si no están satisfechos con la decisión inicial. Asimismo, puede solicitar una corrección de su información personal solo si se proporcionó de conformidad con una solicitud formal de acceso en virtud de la Ley de Protección de Información Personal. Además, sólo las solicitudes formales de acceso a la información conforme a la Ley de Acceso a la Información le otorgan derecho a presentar una queja.
Los empleados de Prima Canada se deben dirigir a las personas que deseen acceder oficialmente o corregir su información personal.
Hacemos todo lo posible para garantizar que la información utilizada para efectos de una decisión que concierne directamente a un individuo sea lo más precisa, se encuentre al día y lo más completa posible. Esto también se aplica a la información comunicada a terceros.
Nuestros roles y responsabilidades
Somos responsables de la información personal recopilada, almacenada, utilizada, comunicada y destruida en la ejecución de nuestro mandato. Continuaremos desarrollando políticas y prácticas para garantizar que esta información se maneje en estricta conformidad con la Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado. El responsable de protección de datos personales del Prima Canada es responsable de monitorear la aplicación de estas políticas y prácticas para asegurar su cumplimiento, en particular:
- Brindando la misma capacitación a todo el personal de la clínica (incluidos los empleados temporales);
- Garantizar una comunicación abierta, completa y oportuna con los empleados y otras personas con respecto a las políticas, prácticas y expectativas de la clínica con respecto al manejo de información personal;
- Establecer estándares para clasificar la sensibilidad de la información personal para determinar el nivel apropiado de protección para esa información;
- Implementando sistemas que garanticen que sólo los empleados cuyas funciones requieran acceso a información personal estén autorizados a tener acceso a la información en cuestión;
- Al incluir disposiciones específicas en contratos u otros acuerdos celebrados con terceros, que exigen el cumplimiento de la Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado;
- Asegurar que existan procedimientos para que las personas soliciten acceso y correcciones a su información personal, y para presentar quejas sobre la gestión de su información personal;
- Asegurar que existan procedimientos para notificar a las personas sobre cualquier recopilación, retención, uso, divulgación o destrucción inapropiada de su información personal;
- Supervisando el grado de cumplimiento de esta política y, si fuera necesario, tomando medidas para corregir cualquier deficiencia.
Empleados: los miembros del personal que recopilan información personal en nombre de Prima Canada deben explicar para qué fines se obtiene la información. Si no pueden hacer esto, se les pedirá que remitan a la persona a otro empleado que pueda explicar el motivo de la recopilación. Es responsabilidad de cada empleado de Prima Canada informarse sobre sus obligaciones bajo esta política y la Ley de protección de datos personales en el sector privado. Los empleados deberán reportar cualquier violación a la Política o a la Ley a su gerente o al responsable de la protección de datos personales.
Gerentes y supervisores: además de las responsabilidades señaladas anteriormente, los gerentes y supervisores deben informar a sus empleados sobre la obligación de cumplir con la Política y la Ley. También deberán revisar o investigar cualquier asunto que se les presente respecto de la Política o la Ley. Si es necesario, los gerentes y supervisores deben notificar al director, trabajar con él o remitirle determinadas preguntas.
Oficial de Privacidad: el Oficial de Privacidad brindará asesoramiento y dirección a la alta gerencia y a los empleados con respecto al manejo de la información personal por parte de la clínica. También servirá como primer punto de contacto para personas que busquen información sobre el procesamiento de su información personal por parte de Prima Canada o que tengan inquietudes al respecto.
Director: además de todas las responsabilidades mencionadas anteriormente, el director de Prima Canada debe aplicar adecuadamente la Ley de Protección de Información Personal y las políticas relacionadas con la información personal y el acceso a la información.
Cualquier violación de esta política, ya sea cometida intencionalmente o por negligencia, puede resultar en medidas disciplinarias que pueden incluir el despido. También se pueden adoptar sanciones legales, si es necesario.
Monitoreo y evaluación
Documentos de referencia relacionados
Las siguientes leyes, políticas y directrices deben leerse junto con esta política:
- Ley de Protección de Información Personal y Reglamento de Aplicación
- Ley de acceso a la información y normativa de aplicación
- Ley de Bibliotecas y Archivos de Canadá
- Política de privacidad
- Política de seguridad del gobierno
- Directiva sobre prácticas de privacidad
- Directiva sobre solicitud de información personal y corrección de información personal
- Directriz sobre prácticas de privacidad: Apéndice E: Estándar de privacidad de análisis web
- Directiva sobre prácticas de privacidad: Apéndice B: Procedimientos obligatorios en caso de violaciones de la privacidad
Preguntas o quejas
Las dudas o quejas pueden ser dirigidas a cualquier empleado de Prima Canada. Si el empleado no puede ayudar, debe remitir el asunto a su supervisor inmediato o a un miembro de la dirección.
Si tiene alguna pregunta sobre esta política o cómo manejamos la información personal, también puede comunicarse con:
Responsable de privacidad
C.M.I.P.Q
1665 Ste-Catherine Street Oeste,
3er piso, Montreal H3H 1L9
(514) 931-0801
Si una persona no está satisfecha con la respuesta o explicación de Prima Canada, se le informará de su derecho a presentar una queja en virtud de la Ley de Privacidad y se le proporcionarán instrucciones sobre cómo hacerlo. Tenga en cuenta que no llevamos a cabo investigaciones sobre nuestro propio cumplimiento de la legislación en materia de privacidad. Cualquier queja a este respecto está sujeta a una investigación independiente por parte del Comisario Especial de Privacidad.