سياسة الخصوصية لشركة بريما كندا Prima Canada
- أهداف السياسة
- لماذا نقوم بجمع المعلومات الشخصية
- ما هي المعلومات الشخصية التي نجمعها؟
- من يمكنه عرض معلوماتك الشخصية؟
- كيف نحمي معلوماتك الشخصية؟
- الموافقة
- الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية وتدميرها
- الوصول إلى المعلومات الشخصية وتصحيحها
- أدوارنا ومسؤولياتنا
- الرصد والتقييم
- الوثائق المرجعية ذات الصلة
- الأسئلة أو الشكاوى
أهداف السياسة العامة
في إطار ممارسة ولايتنا، بموجب قانون حماية المعلومات الشخصية وقانون حماية المعلومات الشخصية والوثائق الإلكترونية (PIPEDA)، نقوم نحن وPrima Canada وأقسامه بجمع المعلومات الشخصية على النحو المنصوص عليه في المادة 4 من القانون المتعلق بحماية المعلومات الشخصية في القطاع الخاص. تلتزم Prima Canada بحماية حق الخصوصية لجميع الأشخاص الذين قامت بجمع معلومات شخصية عنهم. تخضع المعلومات الشخصية لموظفينا لسياسة حماية المعلومات الشخصية لموظفي Prima Canada وليس لهذه السياسة.
تحترم هذه السياسة قانون حماية المعلومات الشخصية ومبادئ العدالة الطبيعية.
لماذا نقوم بجمع المعلومات الشخصية
نقوم بجمع المعلومات الشخصية لأسباب مختلفة. وبشكل عام، تتعلق المعلومات التي تم جمعها باحتياجات أعمالنا لكل قسم. قد نقوم أيضًا بجمع معلومات لأغراض إدارية، على سبيل المثال، لإرسال النتائج إلى شريك محترف. ويمكن أيضًا جمع المعلومات في إطار الإحصاءات الداخلية.
لا يجوز لنا استخدام معلوماتك الشخصية إلا للأغراض التي تم جمعها من أجلها أو للاستخدام المتوافق مع تلك الأغراض، أو للأغراض المذكورة في المادة 8 من القانون المتعلق بحماية المعلومات الشخصية في القطاع الخاص.
ما هي المعلومات الشخصية التي نجمعها؟
نحن نجمع فقط المعلومات الشخصية المرتبطة مباشرة بأنشطتنا. حيثما أمكن، سيتم جمع هذه المعلومات مباشرة من الشخص المعني. ستقتصر كمية ونوعية المعلومات التي تم جمعها على ما هو ضروري للأغراض المحددة. نحن نجمع فقط ما نحتاجه.
على سبيل المثال، قد نطلب منك اسمك أو تاريخ ميلادك أو تفاصيل الاتصال بك أو رقم جواز السفر أو رقم بطاقة الهوية أو جمع رأيك في استطلاع.
في بعض الأحيان نحصل على معلومات أكثر مما نحتاج. على سبيل المثال، يشير بعض الأشخاص إلى رقم التأمين الاجتماعي الخاص بهم في طلب المعلومات العامة الخاص بهم. نحن نشجعك بشدة على عدم تقديم معلومات تتجاوز ما هو ضروري.
يتم استخدام المعلومات الشخصية الموضحة أو تكون متاحة لأغراض إدارية أو يتم تصنيفها بحيث يمكن استرجاعها بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، إما عن طريق اسم الشخص أو رقم الملف.
من يمكنه رؤية معلوماتك الشخصية؟
لن نكشف عن معلوماتك الشخصية دون موافقتك، ما لم يكن ذلك مسموحًا به بموجب القسم الفرعي 8 (2) من قانون حماية المعلومات الشخصية في القطاع الخاص. في حالة الاتصال المصرح به، سنحاول توصيل المعلومات المحددة الضرورية فقط في هذه الظروف، وسنقوم بإخطار الفرد بالاتصال حيثما أمكن ذلك.
سيقتصر الوصول إلى المعلومات الشخصية داخل Prima Canada على الموظفين الذين يحتاجون إلى المعلومات لتنفيذ مهامهم. سيتعامل هؤلاء الموظفون مع المعلومات بسرية تامة ولن يمنحوا حق الوصول إلى هذه المعلومات لأي شخص غير مصرح له. سيتم منح مستوى الوصول إلى المعلومات الشخصية للموظفين على أساس الحاجة إلى المعرفة.
يجب على أي شخص نقوم بتعيينه بموجب عقد أو غير ذلك لأداء وظائف نيابة عنا أن يلتزم بأحكام القانون المتعلق بحماية المعلومات الشخصية في القطاع الخاص، بالإضافة إلى هذه السياسة والإجراءات الداخلية ذات الصلة. أي انتهاك لأي جزء من الاتفاقية التعاقدية قد يؤدي إلى إلغاء العقد.
كيف يمكننا حماية المعلومات الشخصية الخاصة بك؟
في أي مؤسسة، قد يؤدي الفشل في حماية المعلومات الشخصية إلى زيادة خطر انتهاك الخصوصية. يمكن أن تؤدي هذه الانتهاكات إلى مشكلات مختلفة مثل الإضرار بسمعة الشخص أو تمكين الاحتيال أو سرقة الهوية.
سنقوم بحماية المعلومات الشخصية ضد الفقدان أو السرقة، أو الوصول غير المصرح به، أو الاستخدام أو الكشف، أو التعديل أو التدمير، من خلال تدابير الأمن والحماية الإدارية والفنية والمادية المناسبة. يعتمد مستوى الحماية الممنوحة للمعلومات الشخصية على العناصر التالية:
- درجة حساسية المعلومات الشخصية؛
- كمية المعلومات وتوزيعها وشكلها؛
- طريقة الحفظ.
نحن نلتزم بالسياسة الأمنية لحكومة كندا، بالإضافة إلى جميع التوجيهات والمبادئ التوجيهية الأخرى المتعلقة بأمن تكنولوجيا المعلومات التي تتبناها المؤسسات ذات الصلة بالحكومات الفيدرالية وحكومات المقاطعات.
موافقة
حيثما أمكن، حاولنا الحصول على موافقة الفرد قبل جمع معلوماته الشخصية. قد يختلف شكل الموافقة حسب الظروف ونوع المعلومات المطلوبة. قد تكون الموافقة صريحة أو ضمنية ويمكن تقديمها مباشرة من قبل الفرد أو ممثله المعتمد.
نحن نفضل الحصول على موافقة صريحة، إما شفهيًا أو إلكترونيًا أو كتابيًا. يمكن استنتاج الموافقة الضمنية بشكل معقول من تصرف الفرد أو عدم تصرفه، على سبيل المثال، تقديم اسم وعنوان لتلقي منشور أو اسم ورقم هاتف للحصول على رد على سؤال.
لتحديد نوع الموافقة المناسب، نأخذ في الاعتبار حساسية المعلومات الشخصية المعنية والأغراض التي يتم جمعها من أجلها والتوقعات المعقولة للفرد. إذا أردنا استخدام المعلومات الشخصية لغرض جديد، فسوف نقوم بوصف الاستخدام المقصود ونطلب الموافقة مرة أخرى.
ليس من الممكن دائمًا أثناء التحقيق الحصول على موافقة الشخص على جمع معلوماته الشخصية أو استخدامها أو توصيلها. يسمح كل من قانون الخصوصية وPIPEDA بالكشف عن المعلومات الشخصية لأغراض التحقيق إذا كان ذلك ضروريًا للتحقيق.
لن نستخدم معلوماتك الشخصية دون موافقتك، باستثناء:
- إذا كان سيتم استخدامها لنفس الأغراض التي تم جمع المعلومات أو تجميعها من أجلها في البداية؛
- إذا كان الاستخدام متوافقًا مع هذا الغرض؛
- إذا كان سيتم استخدامها للغرض المنصوص عليه في القسم الفرعي 8 (2) من قانون حماية المعلومات الشخصية.
الاحتفاظ وتدمير المعلومات الشخصية
يجب علينا التأكد من أن جميع المعلومات الشخصية يتم التعامل معها وفقًا لدورة حياة محددة مسبقًا. وفقًا لقانون حماية المعلومات الشخصية ولوائحه، سيتم الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية التي نستخدمها لاتخاذ قرار بشأن الفرد لمدة عامين على الأقل بعد هذا القرار. هذه الفترة كافية للسماح لأي شخص بمتابعة اللجوء القانوني وممارسة جميع حقوقه بموجب قانون الخصوصية.
سنحتفظ بالمعلومات الشخصية وفقًا لفترات الاحتفاظ القصوى الموصى بها.
يتم الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية وإزالتها وتدميرها وفقًا للتوصيات المتعلقة بممارسات الخصوصية لحكومة كندا وكيبيك.
الوصول إلى المعلومات الشخصية وتصحيحها
يمكنك الوصول إلى معلوماتك الشخصية أو تصحيحها بشكل غير رسمي، أي دون استخدام قانون حماية المعلومات الشخصية. ومع ذلك، يحق لك أن تطلب رسميًا الوصول إلى معلوماتك الشخصية أو تصحيحها بموجب قانون الخصوصية. لديك أيضًا الحق بموجب قانون الوصول إلى المعلومات في طلب الوصول رسميًا إلى المعلومات الموجودة في ملفات Prima Canada والتي قد تتضمن معلوماتك الشخصية.
تمنحك الطلبات الرسمية فقط للوصول إلى المعلومات الشخصية بموجب قانون الخصوصية الحق في تقديم شكوى إلى مسؤول الخصوصية إذا لم تكن راضيًا عن القرار الأولي. وبالمثل، لا يمكنك طلب تصحيح معلوماتك الشخصية إلا إذا تم تقديمها بموجب طلب رسمي للوصول بموجب قانون حماية المعلومات الشخصية. بالإضافة إلى ذلك، فإن الطلبات الرسمية للوصول إلى المعلومات بموجب قانون الوصول إلى المعلومات فقط هي التي تمنحك الحق في تقديم شكوى.
يجب على موظفي Prima Canada توجيه الأشخاص الذين يرغبون رسميًا في الوصول إلى معلوماتهم الشخصية أو تصحيحها.
نحن نبذل قصارى جهدنا لضمان أن تكون المعلومات المستخدمة لأغراض اتخاذ القرار المتعلق مباشرة بالفرد دقيقة وحديثة وكاملة قدر الإمكان. وينطبق هذا أيضًا على المعلومات التي يتم إرسالها إلى أطراف ثالثة.
أدوارنا ومسؤولياتنا
نحن مسؤولون عن المعلومات الشخصية التي يتم جمعها وتخزينها واستخدامها ونقلها وتدميرها في تنفيذ مهمتنا. سنستمر في تطوير السياسات والممارسات لضمان التعامل مع هذه المعلومات بما يتفق بدقة مع قانون حماية المعلومات الشخصية في القطاع الخاص. مدير حماية المعلومات الشخصية Prima Canada مسؤول عن مراقبة تطبيق هذه السياسات والممارسات لضمان الامتثال، وعلى وجه الخصوص:
- من خلال توفير نفس التدريب لجميع موظفي العيادة (بما في ذلك الموظفين المؤقتين)
- ضمان التواصل المفتوح والكامل وفي الوقت المناسب مع الموظفين وغيرهم فيما يتعلق بسياسات العيادة وممارساتها وتوقعاتها فيما يتعلق بالتعامل مع المعلومات الشخصية؛
- وضع معايير لتصنيف حساسية المعلومات الشخصية لتحديد المستوى المناسب من الحماية لتلك المعلومات؛
- من خلال تنفيذ الأنظمة التي تضمن أن الموظفين الذين تتطلب وظائفهم الوصول إلى المعلومات الشخصية فقط هم المصرح لهم بالوصول إلى المعلومات المعنية؛
- من خلال تضمين أحكام محددة في العقود أو الترتيبات الأخرى المبرمة مع أطراف ثالثة، والتي تتطلب الامتثال للقانون المتعلق بحماية المعلومات الشخصية في القطاع الخاص؛
- التأكد من وجود إجراءات للأفراد لطلب الوصول إلى معلوماتهم الشخصية وطلب تصحيحها، وتقديم شكاوى بخصوص إدارة معلوماتهم الشخصية؛
- التأكد من وجود إجراءات لإخطار الأفراد بأي جمع غير مناسب لمعلوماتهم الشخصية أو الاحتفاظ بها أو استخدامها أو الكشف عنها أو إتلافها؛
- من خلال مراقبة درجة الالتزام بهذه السياسة، وإذا لزم الأمر، اتخاذ التدابير اللازمة لتصحيح أي أوجه قصور.
الموظفون — يجب على أعضاء فريق العمل الذين يقومون بجمع المعلومات الشخصية نيابة عن Prima Canada توضيح الأغراض التي يتم الحصول على المعلومات من خلالها. إذا لم يتمكنوا من القيام بذلك، سيُطلب منهم إحالة الشخص إلى موظف آخر يمكنه شرح سبب التحصيل. تقع على عاتق كل موظف في Prima Canada مسؤولية إبلاغ نفسه بالتزاماته بموجب هذه السياسة والقانون المتعلق بحماية المعلومات الشخصية في القطاع الخاص. يجب على الموظفين الإبلاغ عن أي انتهاك للسياسة أو القانون إلى مديرهم أو إلى الشخص المسؤول عن حماية المعلومات الشخصية.
المديرون والمشرفون — بالإضافة إلى المسؤوليات المذكورة أعلاه، يجب على المديرين والمشرفين إبلاغ موظفيهم بواجب الالتزام بالسياسة والقانون. ويجب عليهم أيضًا مراجعة أو التحقيق في أي مسألة يتم لفت انتباههم إليها فيما يتعلق بالسياسة أو القانون. إذا لزم الأمر، يجب على المديرين والمشرفين إخطار المدير أو العمل معه أو إرسال أسئلة معينة إليه.
مسؤول الخصوصية — سيقدم مسؤول الخصوصية النصائح والتوجيه للإدارة العليا والموظفين فيما يتعلق بتعامل العيادة مع المعلومات الشخصية. سيكون أيضًا بمثابة نقطة الاتصال الأولى للأشخاص الذين يبحثون عن معلومات حول معالجة معلوماتهم الشخصية بواسطة Prima Canada أو لديهم مخاوف في هذا الصدد.
المدير — بالإضافة إلى جميع المسؤوليات المذكورة أعلاه، يتعين على مدير Prima Canada تطبيق قانون حماية المعلومات الشخصية والسياسات المتعلقة بالمعلومات الشخصية والوصول إلى المعلومات بشكل مناسب.
أي انتهاك لهذه السياسة، سواء تم ارتكابه عن قصد أو عن طريق الإهمال، قد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية تصل إلى الفصل من العمل. ويمكن أيضًا اتخاذ عقوبات قانونية، إذا لزم الأمر.
رصد وتقييم
يتضمن برنامج التدقيق الداخلي لدينا أيضًا التحقق من الامتثال لهذه السياسة. نقوم بإجراء عمليات تدقيق دورية لجميع برامجنا وخدماتنا. يتم إرسال نتائج عمليات التدقيق الداخلي إلى المدير وكذلك إلى الشخص المسؤول عن المعلومات الشخصية.
المواد المرجعية ذات الصلة
يجب قراءة القوانين والسياسات والإرشادات التالية جنبًا إلى جنب مع هذه السياسة:
- قانون حماية المعلومات الشخصية ولوائحه التنفيذية
- قانون الوصول إلى المعلومات ولائحته التنفيذية
- قانون المكتبات والمحفوظات الكندي
- سياسة الخصوصية
- سياسة الأمن الحكومية
- توجيه ممارسات الخصوصية
- توجيه بشأن طلبات المعلومات الشخصية وتصحيح المعلومات الشخصية
- إرشادات حول ممارسات الخصوصية – الملحق هـ: معيار خصوصية تحليلات الويب
- توجيه ممارسات الخصوصية – الملحق ب: الإجراءات الإلزامية لانتهاكات الخصوصية
أسئلة أو شكاوى
يمكن طرح الأسئلة أو الشكاوى على أي موظف في Prima Canada. إذا لم يتمكن الموظف من المساعدة، فيجب عليه إحالة الأمر إلى مشرفه المباشر أو أحد أعضاء الإدارة.
إذا كانت لديك أي أسئلة حول هذه السياسة أو كيفية إدارتنا للمعلومات الشخصية، يمكنك أيضًا الاتصال بـ:
مسؤول الخصوصية
C.M.I.P.Q
1665 شارع سانت كاترين غربًا
مونتريال، الطابق الثالث
(514) 931-0801
عندما يكون شخص ما غير راضٍ عن الإجراءات التي قد تكون اتخذتها Prima Canada لتصحيح الوضع أو عن التوضيحات المقدمة، يتم إبلاغه بحقه في تقديم شكوى بموجب قانون حماية المعلومات الشخصية وتلقي تعليمات حول كيفية القيام بذلك هو – هي. يرجى ملاحظة أننا لا نجري تحقيقات في مدى امتثال إجراءاتنا الخاصة لقانون الخصوصية. تخضع أي شكاوى حول هذا الموضوع لتحقيق مستقل من قبل مفوض الخصوصية الخاص.